PeaceGen's Essential Document
Preface
Landing Page ini dikembangkan sebagai kebutuhan Internal Peacegen untuk memudahkan dalam kebutuhan penyusunan dokumen dan memberikan kerangka umum yang distandarisasikan di setiap divisi.
PROJECT DOCUMENT
Concept Note
Budget Template
Budget Template (BT) digunakan untuk pengajuan anggaran atas proyek yang dirancang. BT dirancang bersamaan dengan Concept Note. BT yang diajukan harus disetujui oleh Executive Director dan Finance Coordinator.
Project Control
Project Control (PC) digunakan untuk mendokumentasikan rencana teknis implementasi sebuah proyek. PC dirancang sebelum proyek berjalan. PC adalah alat kontrol yang digunakan oleh Project Coordinator/ Project Manager untuk memastikan keberjalanan sebuah proyek.
Project Management Plan (PMP)
Project Management Plan (PMP) digunakan sebagai panduan pengelolaan proyek dengan nilai lebih dari USD 100.000. PMP bersifat optional. Jika proyek tidak memerlukan dokumen ini, maka tidak perlu dibuat.
Monthly Report (MR)
Monthly Report (MR) digunakan sebagai format laporan internal lembaga setiap bulan. MR dikumpulkan tanggal 30 setiap bulannya. MR mengkompilasi perkembangan, tantangan, dan pembelajaran proyek serta progress capaian anggaran hingga bulan berjalan. MR dapat diserahkan pada donor jika diperlukan dengan seizin Program Manager dan atau donor tidak memiliki format laporan bulanan.
Quarterly Report (QR)
Final Report
Final Report (FR) digunakan untuk kebutuhan internal atau jika donor tidak memiliki format khusus. FR kemudian diserahkan kepada tim desain untuk dilakukan layout dan perancangan visual. Sedangkan, untuk laporan narasi akhir bisa menggunakan template laporan bulanan.
ToR (internal/small event)
Term of Reference (ToR) digunakan untuk menginformasikan latar belakang, tujuan, agenda, hingga logistik kegiatan. ToR versi ini digunakan untuk kepentingan pelaksanaan proyek kecil atau pertemuan internal.
ToR (eksternal)
Term of Reference (ToR) eksternal memiliki struktur yang sama, namun berisikan narasi tanpa tabel seperti ToR internal. ToR ini digunakan untuk kegiatan publik/ kegiatan yang melibatkan stakeholder penting seperti Pemerintah, Donor, atau Lembaga Internasional.
Minutes of Meeting (MoM)
Minutes of Meeting (MoM) adalah catatan pertemuan yang digunakan untuk kepentingan internal maupun eksternal. MoM disebarkan kepada peserta pertemuan setelah meeting dilakukan.
Evaluation Instrument
Evaluation Instrumen dikembangkan sesuai dengan tujuan proyek yang dirancang. Instrumen evaluasi dapat dibagi kedalam tiga hal, diantaranya: (1) evaluasi kepuasaan (2) evaluasi perubahan pasca kegiatan (3) evaluasi dampak. Umumnya instrumen evaluasi dikembangkan bersama pihak eksternal. Namun instrumen evaluasi pada nomor satu (1) dan dua (2) dapat dikembangkan secara internal.
Addendum
Dipergunakan saat ada tambahan atau lampiran pada perjanjian pokoknya namun merupakan satu kesatuan dengan perjanjian pokoknya.
Berita Acara
Sebuah laporan yang dibuat sebagai bukti yang legal tentang adanya suatu kegiatan, acara, dan atau pertunjukan.
BToR
N/A
Surat Penawaran
Surat yang memuat informasi khusus tentang barang atau jasa.
MoU
Pernyataan tertulis singkat yang menguraikan perjanjian antara dua pihak atau lebih yang setuju untuk melakukan atau tidak melakukan hal-hal tertentu yang bergerak maju di masa depan.
FINANCE
Daftar Kehadiran
Daftar Hadir digunakan ketika ada rapat internal/eksternal sebagai bukti diadakannya sebuah rapat dan siapa saja yang menghadirinya.
Nomor Surat
Penomoran surat resmi yang ditulis dengan menggunakan nomor secara berurutan sesuai jenis surat, bulan dibuatnya surat yang ditulis dengan angka romawi dan tahun dibuatnya surat tersebut.
Nomor Pengajuan Keuangan
Penomoran untuk lembar pengajuan terkait pencairan dana keuangan yang ditulis dengan menggunakan nomor secara berurutan sesuai jenis dana yang digunakan, bulan dan tahun dicantumkan sesuai waktu pengajuan.
Formulir Permohonan, Reimbursement dan PJ Dana
Form permohonan, Reimburse dan PJ dana digunakan untuk pengajuan kompensasi kepada Lembaga/Program atas biaya yang dikeluarkan sendiri dengan mengganti sejumlah uang yang sama dengan apa yang telah dibelanjakan, atau permohonan dana dan PJ. Permohonan, Reimbursement, PJ dana yang diajukan harus disetujui oleh Finance Coordinator.
Formulir Pengajuan Dana
Form Pengajuan dana digunakan untuk mengajukan sejumlah dana kepada Lembaga/Program atas biaya yang akan dikeluarkan untuk suatu kegiatan atau pengadaan barang dan jasa. Pengajuan dana yang diajukan harus disetujui oleh Executive Director dan Finance Coordinator.
Note to File (NTF)
Note to File digunakan untuk menjelaskan hal-hal secara lebih rinci dan jelas.
Invoice (PeaceShop)
Merupakan daftar barang kiriman yang dilengkapi dengan keterangan nama, jumlah, harga yang harus dibayar. Terdiri dari Invoice PA, PML dan PS.
Invoice (PA)
Merupakan daftar barang kiriman yang dilengkapi dengan keterangan nama, jumlah, harga yang harus dibayar. Terdiri dari Invoice PA, PML dan PS.
Invoice (PML)
Merupakan daftar barang kiriman yang dilengkapi dengan keterangan nama, jumlah, harga yang harus dibayar. Terdiri dari Invoice PA, PML dan PS.
SPK Karyawan
Mempunyai kegunaan yang sama dengan kontrak kerja yaitu untuk menunjukkan adanya hubungan antara pihak pengguna dan penyedia jasa.
Form Permohonan SPK
Digunakan sebagai Permohonan SPK.
Receipt (PeaceShop)
Bukti penerimaan atau resi dari masing-masing divisi PT MDI.
Receipt (PA)
Bukti penerimaan atau resi dari masing-masing divisi PT MDI.
Receipt (PML)
Bukti penerimaan atau resi dari masing-masing divisi PT MDI.
Memo
N/A
HR & Admin
Pengajuan Penambahan Sumber Daya Manusia
N/A
Pengajuan Cuti
Dibuat sebagai bentuk pemberitahuan atau permohonan izin ke perusahaan agar dapat diberikan izin tidak masuk kerja atau cuti.
Surat Penugasan
Surat resmi yang senantisa dibuat dan dikeluarkan oleh lembaga tertentu yang isinya memberikan penugasan kepada seorang pegawai/staff untuk melakukan suatu pekerjaan.
Pengunduran Diri
Pemberitahuan sukarela oleh karyawan kepada perusahaan (pemberi kerja) bahwa yang bersangkutan berniat untuk mengakhiri pekerjaan.
Respon Pengunduran Diri
Merupakan respon terhadap pengunduran diri karyawan.
Surat Keterangan Kerja
Merupakan salah satu surat rekomendasi dari perusahaan tempat bekerja.
Pinjaman Karyawan
Merupakan fasilitas kredit yang dirancang khusus bagi pegawai yang masih aktif bekerja pada PT MDI, dengan proses pembayaran yang mudah.
Pemberitahuan Internal
Merupakan informasi internal terkait PT MDI.
Surat Ketetapan PT. MDI
Surat keputusan merupakan sebuah surat atau ketetapan yang dibuat oleh PT MDI dalam bentuk tertulis dengan berdasarkan dari peraturan perundang undangan yang mengatur.